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Sistema de Administración Estudiantil -SAEw

Sistema Académico Institucional SAEw.
  • Es un Sistema Informático (https://saew.epn.edu.ec) que permite gestionar el desempeño académico de las diferentes carreras de la institución, tanto en forma histórica como presente, que tiene capacidad de apoyar los procesos de Admisiones, Planificación Académica, Matrículas, Calificaciones, Certificaciones, Control de Cumplimiento Docente, Contratos Docentes, Proyectos de Titulación, e Información Estadística para apoyo a la toma de decisiones, todos los servicios tienen el acceso web y la información está integrada en una sola Base de Datos corporativa de la gestión Académica de la EPN .


Ambiente Colaborativo Proyecto SAEw

Historia

  • 1era versión 1987 Civil
  • 2da versión 1988 Civil y Sistemas
  • 3ra versión 1990 Todas las Carreras
  • versión sae2 1995 Otras universidades requerimientos ampliados
  • versión sae 2000 versión escritorio requerimientos básicos-decentralizada
  • versión saew 2006 versión acceso web requerimientos completos-centralizada
Ambiente Colaborativo SAEw-Escuela Politécnica Nacional.

ETAPAS DE IMPLANTACION

  • Fase 1 Migración de Datos de SAE2000 a SAEw
  • Fase 2 Desarrollo Módulos Planificación y Matriculación
  • Fase 3 Matriculación vía web asistida Facultad Sistemas-Ciencias

METODOLOGIA

  • Para este proyecto, se utilizó la Metodología Proceso Unificado para el seguimiento de los Flujos de Trabajo, luego se desarrollaron casos de uso para los módulos. Todo la información y el proyecto SAEw es propiedad intelectual de la Escuela Politécnica Nacional.

ALCANCE

  • SAEw es una solución estratégica porque soporta la principal actividad de la EPN, que es la académica.
  • SAEw, agilita los trámites administrativos, eliminando colas en oficinas y campus
  • SAEw incrementa la imagen institucional, la mayoría de Centros Universitarios ofrecen servicios web.
  • SAEw, incrementa el control de la integridad de la información y la seguridad sobre corrupción de datos
  • SAEw provee una Base de Datos Corporativa, que puede compartir datos con otros servicios de la EPN, como RR:HH, Finanzas, Bienestar, Tesorería, CEC, etc.
  • SAEw, requiere el contingente de todos, para cambiar costumbres y procedimientos.
  • SAEw, permite la integración de información académica para que sea visible por todos quienes la requieren de acuerdo a permisos y perfiles.
  • SAEw, centraliza la información de todas las carreras de la EPN, permitiendo efectuar análisis comparativos de datos.
  • SAEw, permite la interacción de todos los actores en el proceso académico directamente ( estudiantes, autoridades, profesores, servicio social, secretaría general, tesorería, etc.)

Módulos SAEw

Módulos Sistema Administración Estudiantil SAEw-Escuela Politécnica Nacional.

Admisiones

A partir del período 2012-B, el estado asigna a los estudiantes de los Curso de Nivelación para la EPN. En este sentido el módulo se adapta a las nuevas necesidades:

  • Permite listar a los estudiantes asignados.
  • Permite realizar el proceso de Formalización de Matrícula (Art. 46 Reglamento SNAA).
  • Asigna el turno para Revisión Médica.
  • Permite realizar la distribución y asignación automática de paralelos entre todos los estudiantes de los cursos de nivelación.

Auditor

  • Permite analizar modificaciones en calificaciones, número de matrículas, anulaciónes, etc para comprobar el cumplimiento de procedimientos y posibles alteraciones tanto en el período en curso así como en el histórico de cada estudiante.
  • Permite, analizar el cumplimiento de prerrequisitos para tomar materias, las restricciones de créditos de acuerdo al número de matrículas, sobreposición de horarios tanto en planes académicos de estudiantes y de profesores, etc

Bienestar Estudiantil

Servicios Socioeconómicos

  • Permite registro y actualización de datos socioeconómicos del estudiante.
  • Permite reclasificación socioeconómica de estudiantes.
  • Provee información socioeconómica de la población estudiantil.

Becas

  • Permite registrar las solicitudes de Becas y Ayudas Especiales.
  • Permite validar los requisitos reglamentarios para solicitar Beca o Ayuda Especial.
  • Permite Visualizar reportes por tipo de Beca o Ayuda Especial, totalizados y en detalle.
  • Realizará el seguimiento del cumplimiento de acuerdo al tipo de Beca.
  • Permite Generar Contratos para Estudiantes Becarios o beneficiarios de Acuerdo al Reglamento vigente y formatos entregados por dirección Jurídica.
  • Permite Generar mensualmente los roles de pago que son enviados a Vicerrectorado para su firma y pueden además ser visualizados por las Dirección Financiera para que se proceda al pago respectivo.
  • Permite el registro del carné Conadis para docentes y estudiantes, para aplicar los beneficios de ley que se conceden en función del porcentaje de discapacidad.
  • Reportes que permiten visualizar las formas de pago factibles de los beneficiarios, que pueden ser: cuentas personales, tarjeta virtual.

Calificaciones

  • Emite listas de estudiantes matriculados, estudiantes por paralelo, etc.
  • Permite el registro de calificaciones y asistencia por parte de los docentes vía Internet, controlará fechas establecidas y cumplimiento de reglamentos académicos en referencia a formas de aprobación, rangos, etc.
  • Permite registrar autorizaciones de calificaciones atrasadas, rectificaciones, recalificaciones de eventos parciales.
  • Permite el registro de Datos de contratos docentes y pagos
  • Permite hacer el cierre del período para que se acumulen las materias aprobadas y fallidas de cada estudiante en su currículo para poder utilizarlo en los registros de materias del siguiente período.

Control Docente

  • Permite registrar el cumplimiento, asistencia, desempeño en general de los docentes.
  • Permite registrar los diferentes permisos emitidos por cada carrera.
  • Permite registrar faltas, justificaciones del incumplimiento de los docentes.
  • Permite certificar el cumplimiento, para que Talento Humano pueda utilizar la información y generar los respectivos pagos.

Evaluación Docente

  • Permite la aplicación de encuestas de evaluación a docentes vía Internet por parte de los estudiantes
  • Registra la asistencia a clase y los temas dictados por el docente
  • Presentará información referente al cumplimiento y desempeño del docente.

Gestión de Usuarios

  • Permite realizar la gestión de usuarios (creación, habilitación, desactivación, etc).
  • Permite generar perfiles de acuerdo a la necesidad de los usuarios (actualización y consulta).
  • Permite generar grupos de usuarios.
  • Permite desbloquear claves para generar nuevas.

Registro Electoral

  • Permite generar Padrones electorales indicando la fecha de la convocatoria en base a la agenda de elecciones aprobada y que el presidente de junta electoral, debe enviar a SAEW para generarle la clave y si es del caso ofrecerle capacitación.
  • Permite hacer depuración de Padrones electorales.
  • Permite hacer la distribución de la población electoral en Mesas de votación
  • Permite Registrar los NO VOTANTES, para ejercer las sanciones reglamentarias.
  • Permite consultar cumplimiento de requisitos para candidatos a Representantes Estudiantiles.

Información Estudiantil

  • Presenta vía Internet información: para el estudiante: notas, carga horaria del semestre, oferta de materias, proyectos de titulación, para docentes carga académica, horarios, aulas, evaluación semestral y ascensos, para otras unidades la información clasificada pertinente y crecerá con el desarrollo de los diferentes módulos que aporten información

Información Gerencial

  • Permite, obtener información consolidada de acuerdo a indicadores académicos y sociales requeridos por la institución.
  • Permite presentar estadísticas por período, entre períodos, carreras, etc

Planificación Académica

  • Permite la configuración de la malla curricular vigente e históricas
  • Permite planificar fecha de inicio y finalización de los períodos académicos, fechas de entrega de calificaciones y otros indicadores de acuerdo a las disposiciones vigentes.
  • Planifica la oferta de materias para cada período académico esto es paralelos, asignar profesores, aulas horarios, establecer cupos de estudiantes por paralelo.
  • Permite planificar la carga académica de los docentes, observando cruces de horarios entre carreras.

Registro y Matrícula

  • Permite la inscripción del estudiante en materias vía Web de acuerdo al cumplimiento de prerrequisitos y cupos disponibles, indica la cantidad por pagar de acuerdo al número de créditos y otros factores económicos dispuestos por la EPN previamente planificados.
  • Permite la captura de información de pagos del banco y procederá a legalizar la matrícula.
  • Permite anular matrículas según autorizaciones oficiales.
  • Permite hacer reinscripción de materias en el período autorizado

Tesis, Titulación y Graduación

  • Permite registrar las propuestas de Temas de Tesis de acuerdo a líneas de conocimiento y seguir los diferentes estados del proceso de aprobación. Cuando se aprueba el plan del proyecto, permite registrar avances de la ejecución según reglamento vigente y cuando el trabajo termine.
  • Permite hacer el seguimiento del proceso de graduación con la conformación de su expediente y finalmente el registro de notas, datos del libro de grado e incorporación.
  • Permite obtener información de Temas por líneas de conocimiento, por directores en las diferentes carreras y consultas por temas y el estado en el que se encuentran.

Tutorías Académicas

  • Permite asignar a tutores académicos a los estudiantes
  • Permite registrar tutorías académicas, presentando información personal y académica de los estudiantes.
  • Permite registrar factores que afectan el rendimiento académico.

Consideraciones Generales

Criterios de Consulta.

El sistema SAEw maneja una estructura de módulos, cada módulo tiene una sección de menú, cada menú contiene varios submenúes y en cada uno de ellos se listan varias opciones. En cada opción, la página maneja un esquema en donde puede seleccionar varios criterios:

  • Facultad
  • Carrera
  • Nivel, corresponde a los niveles académicos institucionales: Admisión,Propedéutico,Tecnología,Pregrado,Posgrado,Doctorado,Especialista,Diplomado.
  • Período, es el período académico, que por defecto es el período vigente. En ciertas opciones que así lo requieren, se puede seleccionar un rango de período: desde/hasta, del cual se visualizará la información.
  • Para estandarizar y apoyar a la Gestión Académica, existen formularios aprobados por el Vicerrectorado de Docencia, estos formularios se encuentran en la página de la EPN, en el link Intranet/Formularios SAEW/Académicos en la Unidad y con el Vicerrectorado de Docencia. Estos formularios deben ser bajados en línea.

Nivel Soporte SAEw

  • Para recibir asistencia a inconvenienes o consultas del sistema SAEw, deberá enviar un email a asistencia.tecnica@epn.edu.ec, esto con el fin de que se le asigne un ticket de asistencia.
  • Una vez que reciba el ticket se le asignará a la persona correspondiente para que pueda contestar su inquietud en un máximo de 48 horas laborables.
  • Favor verificar en el sistema SAEw si se ha realizado el pedido solicitado previo a un nuevo pedido o notificación a la DGIP.

Capacitación SAEw

  • La DGIP, pone en conocimiento que los cursos de capacitación SAEw, se realizan en dos circunstancias:
Cuando se realiza un cambios en la implementación que sean de impacto.
Cuando exista cambios masivos de autoridades académicas.
  • Los responsables de capacitar a los usuarios internos por motivos de cambios de personal queda en manos del personal saliente con el fin de garantizar un buen manejo del sistema de acuerdo con los permisos asignados a cada usuario.
  • En casos especiales y debidamente justificados, se apoya la labor capacitando a usuarios focales que a su vez replicarán los conocimientos adquiridos en su unidad académica.
  • La temática general de los cursos es: Funcionalidad y uso.
  • El ambiente de capacitación es idéntico al ambiente de producción. Esto permite que los usuarios se familiaricen con la configuración y funcionalidad del sistema.
  • Para solicitar la capacitación se debe enviar el requerimiento a: asitencia.tecnica@epn.edu.ec especificando el nombre de la Unidad Académica, la temática a ser tratada, los nombres de las personas que participarán, los correos electrónicos y teléfonos.
  • Como respuesta, se informarán los horarios disponibles y se solicitará la confirmación para reserva del horario. Las capacitaciones se imparten en las instalaciones de la DGIP; sin embargo, en caso de existir cambios del lugar de capacitación será notificado oportunamente.

Procesos SAEw

Se detallan los diferentes procesos implementados en SAEw:

Véase también